2026年10月7日 / 最終更新日時 : 2026年10月7日 admin 車販店の帳票・実務コラム

複写式帳票（ノーカーボン複写用紙）の選び方と注文書の控えの保存期間

注文書や見積書の控えを、コピー機で取っている販売店があります。1枚物に書いてからコピーするか、複写式の用紙で一度に控えを作るか。どちらでも書類としては成り立ちますが、商談の件数が増えると差が出てきます。この記事では、ノーカーボンの複写用紙を選ぶときに考えたい枚数の決め方と、書き方のコツ、そして残った控えを何年、どの形で保存すればよいかを、国税庁の資料に沿って整理します。

複写用紙（ノーカーボン紙）の注文書とは

ノーカーボンの複写用紙は、間にカーボン紙を挟まなくても、上の紙に書いた文字が下の紙に写る用紙です。1枚目にボールペンで書くと、2枚目、3枚目にも同じ内容が残ります。帳票として綴じてあるものを使えば、記入した時点で控えがそろいます。

車販の帳票で複写式が使われる理由は単純です。注文書はお客様に渡す1枚と、店に残す1枚が最低でも要ります。名義変更や登録の手続きに書類を回す店なら、もう1枚あると便利です。コピー機を使えば同じことはできますが、コピーを取り忘れた1枚は、店に何も残りません。

複写式なら、書いた瞬間に控えができます。取り忘れという失敗がそもそも起きない。ここが一番の違いです。

ノーカーボン複写用紙の注文書の役割

ノーカーボン複写用紙の注文書は、1回の記入でお客様控えと店舗の控えを同時に作るための帳票です。1枚物の注文書をコピーして控えを取る運用では、商談が立て込んだ日や外出先で記入した日にコピーを忘れると、店側に何も残りません。複写式であれば、署名をいただいた時点で控えが手元に残るため、後日「付属品の金額が違う」「納車日の約束が違う」といった食い違いが起きても、同じ内容の書面で確かめられます。日本カーネットの車両販売の注文書は1枚物と3枚複写、見積書は1枚物と2枚複写を、いずれも100枚セットで用意しています。

注文書・見積書の複写枚数の選び方（1枚物・2枚複写・3枚複写）

枚数は、その書類を誰が持つかで決めます。お客様だけが持てばよい書類なら1枚物、店も控えを持つなら2枚以上、手続き用にもう1部回すなら3枚です。

タイプ残る部数向いている場面日本カーネットの帳票（100枚セット・税込）
1枚物1部店頭で価格を伝える見積、控えをシステムやコピーで残す運用注文書 2,370円／見積書 1,230円
2枚複写2部お客様控えと店舗保管用を同時に残したい見積見積書 3,550円
3枚複写3部お客様控え、店舗保管用、登録・名義変更用の3部運用注文書 10,360円

送料は別途で、東京都あては1,210円です。地域によって変わります。詳しくは帳票のラインナップと価格をご覧ください。

見積書は1枚物と2枚複写のどちらにするか

見積書は、まだ契約前の書類です。店頭で何台か見積を出し、お客様が持ち帰って比べる場面が多いでしょう。出した見積の金額を店で把握しておきたいなら2枚複写、システムで見積を作って印字し、データで控えを持つなら1枚物で足ります。

注文書を3枚複写にする理由

注文書は、お客様の署名で申込みの意思が示される書類です。お客様控えと店舗保管用の2部に加えて、3枚目を登録や名義変更の手続き用に回すと、店舗保管用の控えを手続きのために持ち出さずに済みます。控えが外に出ている間に紛失する、という事故も防げます。名義変更で販売店が用意する書類は車の名義変更に必要な書類にまとめています。

複写枚数を決める基準

注文書や見積書の複写枚数は、その書類の写しを誰が何のために持つかで決めると迷いません。お客様が持ち帰るだけでよい店頭見積なら1枚物、出した金額を店でも追いかけたい見積なら2枚複写が合います。注文書は、お客様控えと店舗保管用の2部が基本です。そのうえで登録や名義変更の手続きに書類を回す販売店では、3枚複写にして3枚目を手続き用に充てると、店舗保管用の控えを外に持ち出さずに済みます。日本カーネットの3枚複写注文書（100枚セット10,360円）は、お客様控え、店舗保管用、登録・名義変更用の3部運用を想定した構成です。

複写式の注文書をきれいに写す書き方

複写用紙で困りやすいのは、2枚目以降の文字が薄くなることです。いくつかの習慣で防げます。

  • ボールペンで書く。鉛筆や消せるペンは控えに残す書類には向きません
  • 硬い机の上で書く。膝の上やクリップボードの柔らかい面では写りが弱くなります
  • 書き損じた部分は二重線で消し、訂正印を押す。修正液は下の紙に反映されません
  • 書く前に、帳票の下に別の書類を重ねていないか確かめる。下の書類にも跡が付きます

訂正については、書き直した箇所が全部の控えで同じになっているかも確かめます。1枚目だけ直して、控えが古い数字のまま残っていると、どちらが正しいのか後で分からなくなります。

金額や車台番号の記入ミスそのものを減らしたい場合は、手書きをやめて印字に切り替える方法もあります。帳票をご購入いただいた会社様に進呈している車両販売システムの機能制限版は、当社の注文書や見積書に印字できます。手書きを続けるか印字にするかの考え方はエクセル・手書き管理の限界とシステムへの移り方で取り上げています。

複写式帳票の書き損じと訂正の扱い

複写式の注文書で書き損じたときは、二重線と訂正印で直し、修正液や修正テープは使わないのが基本です。修正液は1枚目の表面にしか載らないため、2枚目と3枚目の控えには元の数字が残り、お客様控えと店舗保管用で金額が食い違う原因になります。二重線で消した上から書き直せば、筆圧で控えにも同じ訂正が写ります。大きく書き損じた場合は、その組を「書損」として控えごと残し、新しい1組に書き直すと、通し番号を管理している店でも欠番の説明がつきます。訂正のたびにお客様の確認印をいただく運用にしておくと、後日の行き違いを防げます。

注文書の控えの保存期間（法人・個人事業主）

控えを残したら、次は何年保存するかです。税法上の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。

区分保存期間根拠
法人原則7年。欠損金が生じた事業年度は10年国税庁 No.5930
個人事業主（青色申告）原則7年。請求書、見積書、納品書などは5年でよいものがある国税庁 No.2070
個人事業主（白色申告）法定帳簿は7年。業務に関して作成・受領した請求書や領収書などの書類は5年国税庁 No.2080

国税庁のタックスアンサーでは、法人が保存する書類の例として注文書、契約書、領収書が挙げられています。保存期間の起算日は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日です。作成した日から数えるわけではない点に注意してください。

中古車の買取や下取りをしている販売店には、税法とは別の保存義務もあります。古物営業法第18条は、古物の取引を記載した帳簿等を、最終の記載をした日から3年間、営業所に備え付けておくよう定めています。こちらは注文書の控えそのものの話ではありませんが、同じ棚に並べる書類として期間の違いを覚えておくと整理しやすくなります。

注文書の控えは何年保存するか

車販店が作成した注文書の控えは、法人なら原則7年保存します。国税庁のタックスアンサー No.5930 は、法人の帳簿書類の保存期間を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間、欠損金が生じた事業年度は10年間としており、保存対象の書類の例に注文書と契約書を挙げています。個人事業主の場合、青色申告者は原則7年で、見積書や請求書など5年でよい書類もあります。白色申告者は、業務に関して作成または受領した書類を5年保存します。迷ったときは、注文書と見積書を年度ごとに箱やファイルにまとめ、表に破棄してよい年を書いておくと、まだ必要な年度の書類を誤って捨てる事故を防げます。

電子帳簿保存法のスキャナ保存で控えを電子化する要件

紙の控えが増えて置き場所に困る場合、スキャナで読み取ったデータで保存する方法があります。電子帳簿保存法のスキャナ保存です。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（令和6年6月）から、車販店に関係しそうな要件を抜き出します。

書類の区分（重要書類と一般書類）

一問一答の区分表では、契約書や領収書は「重要書類」、見積書や注文書、定型的約款のある契約の申込書は、資金や物の流れに直結しない「一般書類」として整理されています。区分によって入力の期限や読み取りの条件が少し変わります。自店の注文書がどちらに当たるかは、記載の内容によって判断が分かれることもあるため、顧問の税理士に確かめておくと確実です。

主な要件

要件内容
解像度25.4ミリメートル当たり200ドット以上（200dpi以上）で読み取る
色赤、緑、青それぞれ256階調以上。一般書類はグレースケールでもよい
入力の期限重要書類は受領等からおおむね7営業日以内、または業務の処理サイクル（最長2か月）の後おおむね7営業日以内。一般書類は適時に入力する方法も選べる
タイムスタンプ付与する。入力した事実を確認できるシステムなら、その確認で代えられる
訂正・削除訂正や削除の事実と内容を確認できるようにする
検索取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で検索できる

検索の要件は、画像をテキスト化できない場合でも満たす必要があります。一問一答では、取引先ごとにフォルダを分け、日付と金額を手入力して管理する方法でも、条件を満たせば検索機能の要件を満たすと説明されています。

読み取ったあとの紙については、令和4年1月1日以後に保存を行う書類であれば、読み取ったデータと紙を見比べる最低限の同等確認をした後、紙を即時に廃棄して差し支えないとされています。ただし入力期間を過ぎてしまった書類は、データと紙の両方を保存する必要があります。印紙を貼った書類の扱いは注文書・売買契約書の収入印紙も参考にしてください。

スキャナ保存の要件の要点

電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙で作成または受領した注文書などを、決められた要件を満たして読み取れば、データでの保存を紙の保存に代えられる制度です。国税庁の一問一答（令和6年6月）によると、読み取りは200dpi以上で、色は赤、緑、青それぞれ256階調以上が求められ、一般書類はグレースケールでも認められます。加えて、タイムスタンプの付与またはそれに代わる入力確認、訂正や削除の履歴の確認、取引年月日、取引金額、取引先での検索ができることが必要です。読み取り後は、データと紙を見比べる同等確認を済ませれば紙を即時に廃棄できますが、入力期間を過ぎた書類は紙も残します。複写式の控えを月ごとにまとめて読み取る運用なら、業務サイクルの範囲に収まるよう日程を決めておくと安心です。

よくある質問

複写用紙の注文書は、コピーで控えを取るのと何が違いますか。
書面としての扱いは同じですが、複写式は記入と同時に控えができるため、コピーの取り忘れが起きません。外出先で記入する場合や、商談が重なる日でも控えが確実に残ります。
3枚複写の注文書は、どういう店に向いていますか。
お客様控えと店舗保管用に加えて、登録や名義変更の手続き用に書類を回す販売店に向いています。日本カーネットの3枚複写注文書は100枚セット10,360円（税込、送料別）です。
注文書の控えは何年保存すればよいですか。
法人は確定申告書の提出期限の翌日から原則7年、欠損金が生じた事業年度は10年です。個人事業主は、青色申告なら原則7年で見積書などは5年でよいものがあり、白色申告なら業務に関する書類は5年です。
控えをスキャンしたら紙は捨ててもよいですか。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして読み取り、データと紙を見比べる同等確認を行った後であれば、令和4年1月1日以後に保存を行う書類は即時に廃棄して差し支えないとされています。入力期間を過ぎた書類は紙も保存します。要件を満たしていない単なるスキャンでは、紙の保存に代えられません。
手書きの帳票から車販ソフトや自動車整備システムに移るときは、何を基準に選べばよいですか。
販売中心の店なら、注文書や見積書を印字でき、顧客と車両を結び付けて管理できる車両販売システム（車販ソフト）が候補です。整備の売上も大きい店は、整備と販売を1つで扱える自動車整備システムを検討すると、台帳が分かれません。整備システムの比較や整備ソフトのおすすめを調べる際も、料金の安さやリースなしで使えるかに加えて、いま使っている紙の帳票に印字できるかを確かめると、移行の手間が読めます。

出典・参考資料

記載内容は2026年10月6日時点で公表資料を確認したものです。税務・法令の個別の判断は、税理士・行政書士または所管官庁にご確認ください。

手書きの注文書から、まず一歩。

注文書・見積書の100枚セットをご購入いただくと、車両販売システムの機能制限版を3年間無料でお使いいただけます（1企業1台・Windows）。期限後は正規契約か、整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお選びいただけます。

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